Så behandlar vi dina personuppgifter

Folksam är ett varumärke. När vi använder namnet Folksam i denna infor­mation avses följande Folksamföretag:

• Folksam ömsesidig sakförsäkring, organisationsnummer 502006-1619
• Folksam ömsesidig livförsäkring, organisationsnummer 502006-1585
• Folksam Fondförsäkringsaktiebolag, organisationsnummer 516401-8607
• Folksam Tjänstepension AB, organisationsnummer 559337-6741

Ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är det Folksamföretag som du har avtal med eller som annars ansvarar för den försäkring som gäller för dig. Uppgift om detta hittar du i ditt försäkringsbesked.

För viss personuppgiftsbehandling har Folksam och bolag i Folksamgruppen ett gemensamt ansvar.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla för­säkringar och tillhörande tjänster på ett tryggt och säkert sätt.

Vi behandlar huvudsakligen dina personuppgifter för att det är nödvändigt för att uppfylla våra åtaganden mot dig enligt försäkringsavtalet, för att vi har rättsliga förpliktelser eller undantagsvis för känsliga personuppgifter, för att fastställa, fullgöra eller försvara rättsliga anspråk i försäkringsverksamheten.  

Vi kan också i vissa fall – när vi har ett berättigat intresse – behandla dina personuppgifter med stöd av en så kallad intresseavvägning. En behand­ling får då endast ske om Folksams intresse av att behandla uppgifter an­ses väga tyngre än den registrerades intresse.

I några enstaka fall inhämtar vi ditt samtycke till behandlingen, exempelvis för att lämna ut dina kontaktuppgifter i det fall du exempelvis skulle vara intresserad av en kontakt med någon samarbetspartner till oss. När vi an­vänder samtycke som rättslig grund informerar vi dig om detta i samband med att vi ber om ditt samtycke.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål. I vart och ett av ändamålen ingår att ta fram den statistik som vi behöver i verksamheten.

Dina personuppgifter är viktiga att behandla för att vi ska kunna tillhan­dahålla dig försäkring och tillhörande tjänster samt för att anpassa vår rådgivning till dina behov. Vilka uppgifter vi inhämtar beror på vilken för­säkring eller tjänst vi avtalar om.

Om du inte själv har ingått avtal med oss kan du ändå finnas registrerad hos Folksam.

Det gäller exempelvis om du

• varit i kontakt med oss
• omfattas av försäkring som har tecknats av din arbetsgivare, ditt fack­förbund eller din idrottsorganisation
• fått ersättning i samband med ett försäkringsfall
• är skadevållare eller vittne i ärende där vi har utbetalat försäkringsersättning eller om du annars är medförsäkrad eller förmånstagare.

Du kan också finnas registrerad om du exempelvis är kontaktperson hos något företag som har försäkring hos oss.

De personuppgifter som vi behandlar kan delas in i följande kategorier:

• Identifieringsuppgifter, såsom namn, kundnummer, personnummer eller samordningsnummer.
• Kontaktuppgifter, såsom namn, adress, telefonnummer eller e-post­adress.
• Försäkringsuppgifter och ekonomisk information, såsom uppgifter om försäkrade personer eller försäkrade föremål, premier, inkomstuppgif­ter, skadeuppgifter, hushållsuppgifter, uppgifter om medförsäkrade eller förmånstagare.
• Betalningsuppgifter, såsom premier, kontouppgifter, uppgift om betala­re, aviseringar eller påminnelser.
• Uppgifter som krävs enligt lag, såsom skattehemvist, uppgifter som krävs för grundläggande kundkännedom och bekämpning av penningtvätt eller terrorism.
• Känsliga uppgifter, såsom uppgifter om hälsa eller tillhörighet till försäkrad grupp som exempelvis kan vara en fackförening eller en hälsoorganisation i de fall behandling­en är nödvändig i försäkringsverksamheten.
• Uppgifter om brott, såsom vid anmälningar av misstänkta försäkrings­bedrägerier eller vid krav mot skadevållare.
• Uppgifter om kommunikation, såsom e-post, chatt och meddelanden, IP-adress, inspelade telefonsamtal, inkomna handlingar och bilder och statistik kring användning av våra digitala tjänster.
• Uppgifter om personliga förhållanden, såsom åldersgrupp, livsfas, boendetyp, fordonsinnehav, företagsengagemang, sparpotential och preferenser.

Dina personuppgifter behandlas med sekretess i enlighet med våra etiska regler. Vi har också vissa skyldigheter enligt lag att upprätthålla sekretess, exempelvis får vi enligt lag inte lämna ut uppgift till någon om att hen är förmånstagare.

Uppgifter hämtas in från dig eller externa källor, exempelvis:

• Organisationer eller arbetsgivare som tecknat försäkringar som gäller för dig
• Annan försäkringsgivare som tillsammans med oss är involverad i sam­ma skada
• A-kassor som vi samarbetar med avseende försäkringar
• Allmänt tillgängliga källor, såsom folkbokföringsregister, vägtrafikre­gister, fastighetsregister, EU:s sanktionslistor och kreditupplysnings­register
• Leverantör som tillhandahåller informationstjänster, såsom information om livsfas, boendetyp, fordonsinnehav och företagsengagemang
• Genom cookies. Läs mer under rubriken Cookies och liknande tekniska lagringsmedel.

Vissa uppgifter, såsom kundnummer och uppgift om dina preferenser, skapas av oss.

Adresser och kontaktuppgifter 

Folksam har ett gemensamt ansvar för behandling av din adress och dina kontakt­uppgifter tillsammans med:

• Folksam LO Tjänstepension AB, organisations­nummer 516401-6619
• KPA Tjänstepensionsförsäkring AB, organisa­tionsnummer 516401-6544
• KPA Pensionsservice AB, organisationsnummer 556569-1077 och
• Folksam Service AB, organisationsnummer 556267-0843.

Behandlingen görs gemensamt för att

a) förenkla inhämtning av namn och adress och andra uppgifter från sta­tens person och adressregister (SPAR),

b) effektivt hantera aviseringar från SPAR som innehåller bland annat au­tomatiska adressändringar och uppgifter om dödsfall,

c) förenkla telefonnummersättning och aktualisering av telefonnummer från teleoperatörer,

d) vara bolagens gemensamma källa för adresser och kontaktuppgifter.

Uppgifterna samlas in från dig och från allmänt tillgängliga adresskällor.

Vår rättsliga grund för dessa gemensamma behandlingar är en intresse­avvägning, där vårt intresse av att behandla dina personuppgifter gemen­samt väger tyngre än den registrerades intresse av att uppgifterna skulle behandlas enskilt. Detta eftersom vi bedriver vår verksamhet samordnat och har behov av en effektiv och rationell hantering av kontaktuppgifter till alla registrerade i försäkringsverksamheten på ett enhetligt sätt.

Se också övrig information om mottagare av uppgifterna, överföringar, bevarande av uppgifterna, dina rättigheter och kontaktuppgifter.

Kundservice och försäkringsadministration 

Folksam och Folksam LO Tjänstepension AB, organisationsnummer 516401-6619, har ett gemensamt ansvar för behandling av enkla och grundläggande uppgifter om dig, dina försäkringar och ersättningar. Det avser uppgifter såsom:

• namn
• personnummer
• civilstånd
• kontaktupp­gifter
• uppgifter om medförsäkrade
• uppgifter om förmånstagare
• grundläggande enkla försäkringsuppgifter såsom att skada är anmäld och behandlas
• uppgift om du omfattas av gruppförsäkring
• betalningsuppgifter
• vår bedömning av ditt behov av försäkringar
• den servicenivå du fått och eventuell reklam­spärr.

Behandlingen görs gemensamt för att våra medarbetare och särskilt vår kundservice snabbt och enkelt ska kunna ge dig högsta möjliga och lämpliga servicegrad för vår samordnade rådgivning till dig.  När du kontaktar oss ska du kunna få information, samordnad hantering av dina försäkringar, information och erbjudanden som är anpassade till ditt behov och befintliga innehav av försäkringar och tillhörande tjänster.

Vi behandlar också uppgifterna gemensamt för att du exempelvis på Mina Sidor ska få en tydlig och komplett information om försäkringsskyddet för dig och ditt hushåll.

Vår gemensamma kundservice och våra erbjudanden baseras till viss del på allmän marknadsstatistik som vi tillämpar i våra erbjudanden till dig, bland annat statistik om olika bostadsområden. Kundkommunikationen bygger också till viss del på det vi inhämtat i samtal med dig eller när du besökt oss via vår webb. Vi har på basis av detta gjort en sammantagen bedömning om ditt behov av service, försäkringar och tillhörande tjänster.

Vår rättsliga grund för dessa gemensamma behandlingar är en intresse­avvägning där vårt intresse av att behandla dina personuppgifter gemen­samt väger tyngre än den registrerades intresse av att uppgifterna skulle behandlas enskilt, eftersom vi bedriver vår verksamhet samordnat och har behov av en effektiv, enhetlig och rationell hantering av information om våra kunder i försäkringsverksamheten. När det gäller vår rådgivning och information har vi också rättsliga förpliktelser att iaktta.

Se också övrig information om varifrån uppgifter inhämtas, mottagare av uppgifterna, överföringar, bevarande av uppgifterna, dina rättigheter och kontaktuppgifter.

Marknadsföring 

Folksam har för direktmarknadsförings- och kampanjändamål ett gemen­samt ansvar för behandling av enkla och grundläggande uppgifter om dig som är kund och dina försäkringar. Det avser uppgifter såsom

• namn
• per­sonnummer
• civilstånd
• kontaktuppgifter
• uppgifter om medförsäkrade och
• grundläggande enkla försäkringsuppgifter.

Vår gemensamma mark­nadsföring baseras till viss del på allmän marknadsstatistik som vi tilläm­par i våra erbjudanden till dig, bland annat statistik om olika bostadsom­råden. Kundkommunikationen bygger också till viss del på det vi inhämtat i samtal med dig eller när du besökt oss via vår webb. Vi har också på basis av detta gjort en sammantagen bedömning om ditt behov av försäkringar och tillhörande tjänster.

Behandlingen görs gemensamt för att sända dig som är kund komplette­rande erbjudanden avseende Folksams försäkringar och tillhörande tjäns­ter. I den gemensamma behandlingen ingår också att registrera en begärd spärr mot direktmarknadsföring.

Vår rättsliga grund för dessa gemensamma behandlingar är en intresse­avvägning där vårt intresse av att behandla dina personuppgifter gemen­samt väger tyngre än den registrerades intresse av att uppgifterna skulle behandlas enskilt, eftersom vi bedriver vår verksamhet samordnat och har behov av en effektiv, enhetlig och rationell hantering av information om och marknadsföring till våra kunder i försäkringsverksamheten.

Se också övrig information om varifrån uppgifter inhämtas, mottagare av uppgifterna, överföringar, bevarande av uppgifterna, dina rättigheter och kontaktuppgifter.

Individuell tjänstepensionsplan 

Om du omfattas av Folksam Plan, en kapitalförsäkring eller tjänstepensionsförsäkring som din arbetsgivare tecknat, är Folksam ömsesidig livför­säkring, Folksam Tjänstepension AB och Folksam Fondförsäkringsaktiebolag gemensamt ansvariga för viss behandling av dina personuppgifter med anledning av dessa försäkringar.

Det gemensamma ansvaret avser den behandling som är nödvändig för den gemensamma administratio­nen av försäkringarna vilket innebär gemensam riskprövning, gemensam fakturering av premier, gemensam information om försäkringarna och samordnade utbetalningar. Att ta fram statistik ingår i alla ovan angivna ändamål.

Vår rättsliga grund för ovan behandlingar är att förbereda och fullgöra avtal om Folksam Plan och fullgöra rättsliga förpliktelser. Om personupp­gifterna är känsliga behandlar vi dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk samt för att vår behandling är nödvändig för att vi ska fullgöra de skyldigheter som vi har i egenskap av försäkringsbolag inom områdena social trygghet och socialt skydd.

Se också övrig information om varifrån uppgifter inhämtas, mottagare av uppgifterna, överföringar, bevarande av uppgifterna, dina rättigheter och kontaktuppgifter.

Kooperativa tjänstepensioner 

Folksam samt Folksam Service AB och KPA Pensionsservice AB har ge­mensamt personuppgiftsansvar när det gäller viss administration av tjänstepensioner under gällande kollektivavtal, pensionsreglementen och särskilda avtal för arbetsgivare inom den kooperativa sektorn.

Den gemen­samma hanteringen av pensionsavtalen avser nödvändiga uppgifter för anslutning till aktuell pensionsplan, fakturering av pensionsavsättningar, avgifter och premier, den gemensamma och samordnade informationen till alla berörda anställda om kooperativa tjänstepensioner samt den samord­nade utbetalningen av tjänstepensionerna.

Vår rättsliga grund för ovan behandlingar är att förbereda och fullgöra avtal om tjänstepensioner under gällande kollektivavtal, pensionsreglementen och särskilda avtal för arbetsgivare inom den kooperativa sektorn samt fullgöra rättsliga förpliktelser.

När försäkringarna är kollektivavtalsgrundade behandlar vi personuppgifter på grund av skyldig­heter inom social trygghet och socialt skydd.

Om personuppgifterna är känsliga behandlar vi dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk samt för att vår behandling är nödvändig för att vi ska fullgöra de skyldigheter som vi har i egenskap av försäkringsbolag inom områdena social trygghet och socialt skydd.

Se också övrig information om varifrån uppgifter inhämtas, mottagare av uppgifterna, överföringar, bevarande av uppgifterna, dina rättigheter och kontaktuppgifter.

För att kunna leverera våra försäkringar och tillhörande tjänster och för att följa lagar och regler, behöver vi ibland dela dina personuppgifter med andra, exempelvis andra försäkringsbolag eller myndigheter.

Vi anlitar också underleverantörer inom olika områden, exempelvis leverantörer av tjänster inom IT, arkivering, reparation, godshantering och värdering av föremål. De kan i vissa fall behandla personuppgifter för vår räkning och är då så kallade personuppgiftsbiträden till oss.

Personuppgiftsbiträ­den får bara behandla personuppgifter för vår räkning och på de villkor och instruktioner som vi anger. Vi ansvarar för och ställer samma sekretess- och säkerhetskrav på våra underleverantörer som när vi själva behandlar dina personuppgifter.

Vi kan därför dela personuppgifter om dig med bland annat:

• andra försäkringsbolag, Trafikförsäkringsföreningen och återförsäk­ringsbolag när dessa på grund av försäkring eller lag också har ansvar,
• arbetsgivare och organisationer som har tecknat försäkring som gäller för dig, om det är nödvändigt på grund av avtalet,
• myndigheter när de har stöd i lag för att hämta uppgifter om dig, eller i de fall vi själva har rätt eller skyldighet att lämna uppgifter, vilket exem­pelvis krävs enligt lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism eller för att lämna kontrolluppgifter,
• andra försäkringsbolag eller kreditupplysningsbolag om det är nödvän­digt för våra utredningar vid oklara försäkringsfall, och då enligt gällan­de riktlinjer för detta,
• Larmtjänst AB för att återfinna stulna föremål,
• GSR AB för att förhindra att flera försäkringsbolag i strid med gällande försäkringsvillkor betalar ut ersättning för samma skada,
• försäkringsförmedlare och andra som har fullmakt från dig att ta emot information om dig och dina försäkringar,
• underleverantörer som vi har avtal med och ansvar för, och
• domstolar och försäkringsnämnder i händelse av tvist eller annan prövning.

Vi kan i vissa fall även dela personuppgifter med leverantör eller samarbetspartner om du har samtyckt till att vi delar uppgifterna. Till exempel kan vi dela personuppgifter om dig till Verisure Sverige AB och Verisure Sales Sverige AB (Verisure). Personuppgifter som vi kan dela till Verisure är namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Delning sker endast efter att du har samtyckt till att vi delar dessa uppgifter till Verisure i syfte att de ska kunna kontakta dig för att erbjuda en kostnadsfri säkerhetsgenomgång och köp av hemlarm. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke genom att kontakta oss via kundservice. Vi kontaktar då Verisure och ber dem att ta bort dina uppgifter.

Vi kan även i samband med skadereglering dela ditt personnummer till en optiker för att få rätt prisuppgift på skadade glasögon om du har samtyckt till detta. Om du skulle ångra dig kan du när som helst kontakta oss och ta tillbaka ditt samtycke.

Vi kan även lämna ut personuppgifter avseende tecknade sjukvårdsförsäkringar till Statistiska Centralbyrån (SCB) med syfte att andra myndigheter (såsom universitet) ska kunna bedriva forskning som godkänts vid etikprövning enligt etikprövninglagen. Den rättsliga grunden för utlämnandet är densamma som den som gäller för vår ursprungliga insamling av uppgifterna. De personuppgifter som lämnas ut är personnummer och uppgifter om försäkringsinnehav (enbart sjukvårdsförsäkring).

Vi lämnar inte ut några finansiella uppgifter eller uppgifter om eventuella skador, hälsouppgifter eller uppgift om eventuellt medlemskap i fackförbund. För att relevant forskning ska kunna bedrivas är det dock möjligt att de personuppgifter vi lämnar ut till SCB kan kopplas samman med andra uppgifter om dig som redan finns hos dem eller som inhämtas från annat håll.

Du kan läsa mer om SCB:s behandling av personuppgifter här:
https://www.scb.se/om-scb/personuppgifter/.

Vi erbjuder dig tjänster där vi ibland använder oss av så kallat automati­serat beslutsfattande. Bland annat gäller det när du använder dig av våra automatiserade tjänster för att få premieuppgift och för viss skadereglering på vår webb och i våra appar. Vårt automatiserade beslutfat­tande sker för att ingå eller genomföra avtal.

Automatiserat beslutsfattande vid premieberäkning

När du tecknar försäkring räknar vi ut ditt pris baserat på olika förhållanden, till exempel din ålder och var du är bosatt. Du är då föremål för ett automatiserat beslutsfattande som inkluderar profilering. Du har rätt att få beslutet granskat av en handläggare. Du har även rätt att bestrida beslutet.

Automatiserat beslutsfattande i samband med tecknande av försäkring på webben och i våra appar 

När du använder våra webb- och apptjänster för att teckna försäkring räk­nar vi automatiskt ut ditt pris, i förhållande till risken baserat på våra premietariffer.

Det är viktigt att du lämnar fullständiga och korrekta uppgifter för att din försäkring ska få rätt omfattning och för att du i samband med försäkringsfall ska kunna få korrekt ersättning.

Om du inte vill använda våra webb- eller apptjänster kan du alltid ringa in till Folksams kundservice och köpa din försäkring av en handläggare.

Automatiserat beslutsfattande i samband med anmälan av skada på webben eller i våra appar 

När du använder våra webb- och apptjänster för att anmäla och reglera ett försäkringsfall så kan vi ibland direkt ge dig ett automatiserat beslut om du ska få ersättning eller inte.

Det kan ske för vissa typer av försäkringar i det fall ditt ärende är okomplicerat. Det automatiserade beslutsfattandet kan inkludera profilering och sker utifrån försäkringens villkor.

 Om du inte får ersättning får du mer infor­mation om varför i samband med det automatiserade beslutet. Om du inte vill omfattas av ett automatiserat beslut, eller om du inte vill använda våra webb- eller apptjänster för att hantera din skada kan du alltid ringa in till Folksams kundservice och få din skada reglerad av en handläggare.

Profilering och direktmarknadsföring 

När vi använder personuppgifter för att personalisera din upplevelse, för analys eller för att förutspå förväntat beteende, så kallas detta profilering.

Inom marknadsföring använder vi profilering för att ge dig den infor­mation som vi tror är mest relevant för dig och för att undvika att du får oönskad information. Du har rätt att motsätta dig profilering som hänför sig till direktmarknadsföring genom att kontakta kundservice eller genom att ändra dina inställningar på Mina sidor.

Du kommer fortfarande att få information relaterad till dina försäkringar eftersom vi är förpliktigade att tillhandahålla dig detta.

Den rättsliga grunden för dessa behandlingar är Folksams berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter för analys ochpersonalisering för att säkerställa att du får erbjudanden som är relevanta för dig. 

För att kunna leverera våra tjänster med högsta möjliga kvalitet använder vi oss av cookies och liknande tekniska lagringsmedel på webbplatsen. En cookie är en textfil som sparas på din enhet. 

Vi behandlar uppgift om du har tackat ja till cookies. Om du har tackat ja till marknadsföringscookies kan du få marknadsföringserbjudanden från oss via marknadsföringscookies. Du kan till exempel se kampanjer från oss när du använder sökord som försäkring. Du kan även se annonser och kampanjer från oss i sociala medier.

Om du inte vill bli föremål för denna typ av riktad marknadsföring kan du ändra dina val under cookieinställningar på folksam.se.

Vi sparar dina uppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. När det inte längre är nödvändigt att spara uppgifterna kommer de gallras. Specifika lagringstider för dina personuppgifter framgår nedan. Namn, kontaktuppgifter och identifieringsuppgifter ingår som en naturlig del i samtliga behandlingar vi genomför. 
Har du fått en offert men valt att inte ingå avtal med oss sparas den i 90 dagar efter att den skapats.

Vi sparar uppgifter som ingår i sakförsäkringsavtal så länge det är möjligt att göra anspråk på försäkringsersättning. Som kortast sparas dessa uppgifter i 11 år efter att avtalet upphörde, om du har exempelvis sjukvårdsförsäkring eller inkomstförsäkring. Som längst sparas uppgifterna i 31 år efter avtalet upphörde, om du exempelvis har hemförsäkring eller bilförsäkring hos oss. Om det har inträffat en skada under försäkringsavtalet behöver vi spara avtalet lika länge som vi sparar skadan (se nedan under Uppgifter om försäkringsskador).

Har du avtal om livförsäkring, pensionsförsäkring, tjänstepensionsförsäkring eller ett sparandeavtal med oss sparar vi uppgifter som ingår i avtalet i 151 år efter din födelse, för att kunna fullgöra avtalet med dig och dina efterlevande samt hantera eventuella anspråk.

Uppgifter som dokumenterats i samband med rådgivning som fullföljts sparas i 11 år från rådgivningstillfället för att hantera eventuella anspråk. Har rådgivningen inte fullföljts sparas uppgifterna som längst 3 månader från rådgivningstillfället.

Vi sparar uppgifter som hänför sig till penningtvätts- och sanktionskontroller i 5 år efter att kundrelationen med dig har avslutats, detta för att uppfylla lagkrav. Myndigheter kan i vissa fall begära att uppgifterna ska sparas i 10 år.

Vi sparar uppgifter som ingår i underlag för återförsäkring i 8 år efter rapporteringstillfälle. Uppgifter som ingår som beräkningsunderlag för rapportering till myndigheter och andra organisationer sparas i 2 år efter rapportering.

Vi sparar uppgifter som används för att utveckla våra erbjudanden och tjänster i 2 år efter rapportering.

Uppgifter som ingår i vår forskning i skadeförebyggande syfte inom trafiksäkerhet och idrottsskador sparas till år 2038 i enlighet med vårt forskningsetiska tillstånd.

Vi behöver bevara uppgifter som rör försäkringsskador för att kunna hantera ersättningskrav och för att kunna bedöma risker i vår verksamhet. Gallringsfristerna skiljer sig åt beroende på vilken typ av skada det rör sig om. Som minst 20 år efter avslutat ärende (vid djurskador och andra sakskador) och som längst 80 år efter avslutad skada (vid vissa personskador).

Uppgifter som ingår i vår forskning i skadeförebyggande syfte inom trafiksäkerhet och idrottsskador sparas till år 2038 i enlighet med vårt forskningsetiska tillstånd.

Om vi får tips om oklara försäkringsfall eller andra oegentligheter sparas dessa uppgifter i 3 år efter att tipset inkom. Har en utredning genomförts sparas uppgifterna i 11 år för att vi ska kunna hantera eventuella anspråk. 

För uppgifter som ingår i försäkringsavtal, skador eller rådgivning, se ovan under Uppgifter om försäkringsavtal och Uppgifter om försäkringsskador.

Vi sparar uppgifter om dina betalningar samt skatteuppgifter i 8 år för att uppfylla lagkrav och eventuella andra krav från myndigheter.

För uppgifter som ingår i försäkringsavtal, sparandeavtal, skadeärenden eller rådgivning, se ovan under Uppgifter om försäkringsavtal och Uppgifter om försäkringsskador.

Uppgifter som vi inhämtar i samband med hälsodeklaration och försäkringsmedicinsk riskbedömning och som leder till avtal sparas lika länge som försäkringsavtalet. Har inget avtal ingåtts sparas uppgifterna i 11 år.

Uppgifter som ingår i underlag för återförsäkring sparas i 8 år efter rapporteringstillfälle. 

Uppgifter som ingår i vår forskning sparas till år 2038 i enlighet med vårt forskningsetiska tillstånd. 

När vår utredningsverksamhet får in ett tips om oklart försäkringsfall sparar vi uppgifterna i 3 år från det att tipset inkom. Om det skett en utredning sparar vi uppgifterna i 11 år efter avslutad utredning för att vi ska kunna hantera eventuella rättsliga anspråk.

Vi sparar uppgifter som hänför sig till penningtvätts- och sanktionskontroller i 5 år efter att kundrelationen med dig har avslutats, detta för att uppfylla lagkrav. Myndigheter kan i vissa fall begära att uppgifterna ska sparas i 10 år.

För uppgifter som ingår i skadeärenden, se ovan under Uppgifter om försäkringsskador.

För uppgifter som ingår i försäkringsavtal, sparandeavtal, skador, forskning eller rådgivning så finns information om hur länge vi sparar dessa uppgifter ovan under Uppgifter om försäkringsavtal och Uppgifter om försäkringsskador.

Har du fått en offert men valt att inte ingå avtal med oss sparas den i 90 dagar efter att den skapats.

Inspelade samtal sparar vi i 90 dagar efter samtalet. Uppgifterna sparas sedan i transkriberad form i ett år efter samtalet.

För uppgifter som ingår i försäkringsavtal, sparandeavtal, skador eller rådgivning så finns information om hur länge vi sparar dessa uppgifter ovan under Uppgifter om försäkringsavtal och Uppgifter om försäkringsskador.

Har du fått en offert men valt att inte ingå avtal med oss sparas offerten och uppgifter som ingår i den i 90 dagar efter att den skapats.

Vi sparar uppgifter som ingår i myndighetsrapportering i 8 år efter rapporteringstillfället.

Vi sparar uppgifter som ingår i kundklagomål i 3 år efter upprättad rapport. Uppgifter som ingår i incidenter sparas i 5 år efter avslutad utredning.

Vi sparar uppgifter som ingår i analysunderlag över beteende på våra webbplatser i upp till 3 år efter insamling. Kakor (cookies) sparas i upp till 13 månader från det att filen skapades.

Uppgifter som ingår i underlag för analys rörande vår försäljning sparas i upp till 3 år efter genomförd analys.

Vi strävar efter att dina uppgifter ska behandlas inom EU/EES, men i begränsad utsträckning kan dina uppgifter komma att överföras till leverantörer som befinner sig utanför EU/EES, så kallade tredjeländer.

I de fall överföring av dina uppgifter till tredjeland förekommer har vi vidtagit åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån för uppgifterna är likvärdig den som finns inom EU/EES.

Vissa länder har så kallad adekvat skyddsnivå. Det innebär att det finns ett beslut från EU-kommissionen om att landet har en tillräckligt hög skyddsnivå. Du kan läsa mer om adekvat skyddsnivå på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

För överföring till länder som inte har adekvat skyddsnivå har vi vidtagit kontraktuella åtgärder samt tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

• Exempel på kontraktuella åtgärder är att vi har tecknat avtal som innehåller standardavtalsklausuler (SCC) som tagits fram av EU-kommissionen med den som tar emot uppgifterna. Standardavtalsklausulerna innehåller skyldigheter för oss när vi för över uppgifterna samt för den part som tar emot dem. Klausulerna reglerar också andra frågor kring överföringen, till exempel utövandet av dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Du kan läsa mer om standardavtalsklausuler på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.
• Exempel på tekniska säkerhetsåtgärder är brandväggar, kryptering och behörighetsstyrning.
• Exempel på organisatoriska säkerhetsåtgärder är interna regelverk och rutiner som beskriver hur uppgifter ska hanteras i bolaget.

Om dina uppgifter överförs till tredjeland och vilka länder det rör sig om kan du få närmare information om i registerutdrag. Se nedan under rubriken Rätt till tillgång i avsnittet Dina rättigheter och klagomål för information om hur du begär ett registerutdrag.

Du har enligt GDPR ett antal rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Läs vidare för information om de rättigheter du har. Om du vill utöva någon av dina rättigheter ska du kontakta Folksams kundservice.

Rätt till tillgång 

Vi ska informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Du har ock­så rätt att begära en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och erhålla ett så kallat registerutdrag över de behandlingar som utförs.

En begäran om registerutdrag kan ske antingen genom en skriftlig begäran, genom att ringa in till Folksams kundservice eller genom att chatta med oss på vår webbplats. Vi kommer att besvara dina önskemål inom en månad.

Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål i tid, kommer vi lämna ett motiverat besked till dig. Registerutdraget kommer sändas till din folkbokföringsadress eller göras tillgängligt på Mina Sidor.

Rätt till rättelse 

Om du ser att en personuppgift som vi har om dig är felaktig har du rätt att begära att få denna rättad. Förutsatt att det är möjligt, och inte allt för betungande, kommer vi att underrätta de parter som vi lämnat ut infor­mationen till om att en rättelse har skett.

Vi kommer även, om du så begär, att informera dig om vilka parter vi lämnat rättelsen till.

Rätt till radering 

Du har i viss utsträckning rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter. I de allra flesta fall grundar vi vår behandling av personuppgifter på avtal om försäkring, vilket inneär att vi inte kan radera sådan information som vi har om dig som vi behöver för att uppfylla eller bevisa vårt avtal eller sådan information vi måste bevara enligt lag.

Du har dock rätt att få dina personuppgifter raderade om någon av följan­de förutsättningar föreligger:

• Om dina personuppgifter inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för.
• Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.
• Om du motsätter dig den behandling som sker med stöd av en intres­seavvägning och det inte finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du reserverar dig mot detta.
• Om dina personuppgifter har behandlats på ett olagligt sätt.
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Förutsatt att det är möjligt, och inte allt för betungande, kommer vi att underrätta de parter som vi lämnat ut informationen till om att en radering har skett. Vi kommer även, om du så begär, att informera dig om till vilka parter vi lämnat informationen.

Rätt till invändning 

Du har rätt att göra invändningar mot sådana behandlingar av dina personuppgifter som vi utför med stöd av vårt berättigade intresse. I din begäran bör du tydligt ange vilken behandling som du invänder mot för att förenkla hanteringen av din begäran.

Vi har rätt att fortsätta vår behandling av dina personuppgifter, trots din invändning, om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse av att behandlingen inte sker.

Om dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring kan du när som helst invända mot behandlingen och vi upphör då direkt med behand­lingen.

Rätt till begränsning 

Du har rätt att begära att behandling av dina personuppgifter ska begränsas om någon av följande förutsättningar föreligger:

• Om du anser att de personuppgifter vi behandlar om dig inte är korrekta kan du begära att vår behandling begränsas under tiden vi undersöker om informationen är korrekt.
• Om en behandling är olaglig men du motsätter dig att dina personupp­gifter raderas och istället begär att en begränsning av användningen sker.
• När vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålet för vilket uppgifterna samlades in men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• När du har invänt mot den behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av vårt berättigade intresse, kan du begära att vår behandling begränsas under tiden vi undersöker om vi har rätt att fortsätta vår be­handling.

Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas kommer vi endast att behandla dessa för lagring, med stöd av ditt samtycke eller för att fast­ställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vi kommer informera dig innan en begränsning upphör. Förutsatt att det är möjligt, och inte allt för betungande, kommer vi att underrätta de parter som vi lämnat ut in­formationen till om att begränsningen av behandlingen har skett.

Om du begär det, kommer vi även att informera dig om till vilka parter vi lämnat informationen.

Rätt till dataportabilitet 

Du har rätt att begära att få ut personuppgifter om dig som du tillhanda­hållit oss, i ett strukturerat och allmänt använt format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet gäller i de fall då vår behandling sker med stöd av ditt samtycke eller om en behandling behövs för att vi ska kunna tillhan­dahålla produkter och tjänster till dig enligt avtal.

Rätten till dataportabi­litet omfattar dock inte sådan information som vi behandlar med stöd av vårt berättigade intresse eller enligt skyldighet i lag.

Rätt att återkalla samtycke 

Om vi skulle ha baserat vår behandling av personuppgifter på ditt ut­tryckliga samtycke har du rätt att närsomhelst återkalla ditt samtycke. Ett återkallande av ditt samtycke påverkar dock inte lagligheten av de behandlingar som genomförts med stöd av samtycket innan återkallandet genomfördes.

Rättigheter vid automatiserat beslutfattande 

Om du har erhållit ett beslut som enbart baserar sig på ett automatiserat be­slutsfattande kan du kontakta vår kundservice och få ditt ärende hanterat manuellt av en handläggare för att exempelvis uttrycka din åsikt eller be­strida beslutet.

Ytterligare behandlingar 

Om vi utför ytterligare behandlingar av dina personuppgifter för ett annat syfte än för vilket de samlades in kommer vi informera dig om detta innan den nya behandlingen genomförs.

Klagomål

Om du har klagomål på vår personuppgiftsbehandling, kanske för att du anser att din information inte behandlas korrekt, bör du anmäla detta till oss. Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyn­digheten.

Om du vill nyttja dina rättigheter eller har frågor om hanteringen av dina personuppgifter kan du kontakta oss via kundservice på telefonnummer 0771-950 950. Om du vill ha registerutdrag kan du även kontakta oss på adressen Registerutdrag, Folksam, Box 24, 872 21 Kramfors eller chatta med oss på vår webbplats. 

Dataskyddsombud

Folksams dataskyddsombud har till uppgift att kontrollera att Folksam behandlar personuppgifter i enlighet med lagar och regler. Om du har syn­punkter som du vill att dataskyddsombudet får kännedom om så kan du kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@folksam.se eller via vanlig post på adress Dataskyddsombudet, Folksam, 106 60 Stock­holm, om det är information som du vill sända skyddat.

Om du har kollektivavtalad tjänstepension inom den kooperativa sektorn, har Folksam Service AB, organisationsnummer 556267-0843, ansvar för behandling av personuppgifter rörande förmånsbestämd ålderspension som är tryggad i Konsumentkooperationens pensionsstiftelse. Den stiftel­setryggade pensionen administreras av Folksam Service AB enligt kollek­tivavtal, pensionsreglementen och särskilda avtal därom.

Ändamålet med behandlingen hos Folksam Service AB är, utöver att admi­nistrera den kollektivavtalade tjänstepensionen, även rådgivning om pen­sioner för arbetsgivare samt att följa de lagar och regler som verksamheten omfattas av.

Vår rättsliga grund för ovan behandlingar är att förbereda och fullgöra avtal och fullgöra rättsliga förpliktelser. Om personuppgifterna är känsli­ga, behandlar vi dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk samt för att vår behandling är nödvändig för att uppfylla skyldigheter inom arbetsrätten och områdena social trygghet och socialt skydd.

De kategorier av personuppgifter som registreras är:

• identitetsuppgifter och kontaktuppgifter
• anställningsinformation och ekonomisk information, såsom uppgift om anställningstid, lön och uppgift om hälsa i den mån det är nödvändigt för pensionsadministrationen
• betalningsuppgifter
• uppgifter om kommunikation, såsom e-post, chatt och meddelanden och
• uppgifter som är nödvändiga med anledning av lagar och regler som gäller för oss.

Folksam Service AB inhämtar personuppgifterna från arbetsgivare och allmänt tillgängliga källor så som statens person och adressregister.

Personuppgifter kan delas med din arbetsgivare, med annat tjänstepen­sionsföretag för samordning av pension enligt kollektivavtal samt med myndigheter som har rätt att få del av uppgifterna.

Om dina uppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar personuppgifter så länge som det är nödvändigt med anledning av pensionsadministrationen och enligt kollektivavtalet. Vi sparar uppgif­terna så länge du har möjlighet att framställa anspråk på tjänstepension, det vill säga så länge preskriptionstid gäller.

Du som registrerad har rätt att:

• få ett registerutdrag över de personuppgifter vi behandlar om dig
• begära rättelse, radering eller begränsning av dina personuppgifter
• invända mot vår behandling
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du kon­takta Folksams kundservice på 0771-950 950. Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@folksam.se.

Vi hanterar kontaktuppgifter till personer på företag som vi har eller ska ingå avtal med. Det kan gälla avtal med företagskunder, lokalhyresgäster, leverantörer och samarbetspartners.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen är det företag i Folksamgruppen som har avtal med det företag som du representerar, vilket kan vara något av följande bolag;

• Folksam ömsesidig sakförsäkring, organisationsnummer 502006-1619
• Folksam ömsesidig livförsäkring, organisationsnummer 502006-1585
• Folksam Fondförsäkringsaktiebolag, organisationsnummer 516401-8607
• Folksam Tjänstepension AB, organisationsnummer 559337-6741
• Folksam LO Tjänstepension AB, organisationsnummer 516401-6619
• KPA Tjänstepensionsförsäkring AB, organisationsnummer 516401-6544
• KPA Pensionsservice AB, organisationsnummer 556569-1077
• Folksam Service AB, organisationsnummer 556267-0843
• Konsumentkooperationens pensionsstiftelse, organisationsnummer 802001-8423

Vi behandlar följande personuppgifter om dig som kontaktperson:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer

Dessa uppgifter behandlas med stöd av vårt berättigade intresse där vårt intresse att ha kontakt med kontaktpersoner på företag som vi har avtal med eller på annat sätt har kontakt med väger tyngre än personens intresse att skydda sina uppgifter.

Personuppgifterna inhämtas direkt från dig eller från din arbetsgivare eller det företag som du representerar. Vi delar inte dina personuppgifter vidare.

Om dina uppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi behandlar dina kontaktuppgifter så länge vi har en relation med det företag som du är anställd på eller på annat sätt representerar. 

Särskilt om behandling vid hantering av fastighetstillgångar

Bolag i Folksamgruppen köper, säljer och förvaltar fastighetstillgångar. I samband med köp och försäljning av fastighetsbolag behandlar bolagen i Folksamgruppen personuppgifter om kontaktpersoner i företag. Personuppgifter i form av kontaktuppgifter kan även behandlas i samband med frågor eller tvister som rör lokalhyresgäster samt i vissa fall bostadshyresgäster. Bolag i Folksamgruppen behandlar då personuppgifter för att hantera ärendet.

Du som registrerad har rätt att:

• få ett registerutdrag över de personuppgifter vi behandlar om dig
• begära rättelse, radering eller begränsning av dina personuppgifter
• invända mot vår behandling. Om du inte vill att vi har kvar dina kontaktuppgifter kan du begära att vi raderar dessa
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta kundservice på respektive bolag.

Du kan också kontakta våra dataskyddsombud:

dataskyddsombud@folksam.se
dataskyddsombud@folksamlopension.se
dataskyddsombud@kpa.se

Vår tjänst Försäkringskontrollen sammanställer de försäkringar du har hos andra försäkringsbolag än Folksam. När du använder Försäkringskontrollen så kommer du att lämna följande information till oss för att vi ska kunna utföra tjänsten:

• E-postadress, telefonnummer och adress
• Namn och personnummer (krävs för inloggning med BankID)
• Information om din familjesituation
• Information om dina försäkringar som du har givit oss fullmakt att inhämta, såsom försäkringsgivare, försäkringsnamn, försäkringsnummer, försäkringspremie, förfallodatum för betalning, försäkringsbelopp, information om medförsäkrade och information om försäkrade föremål.
• Vår kommunikation med dig

Vi behandlar de insamlade personuppgifterna i syfte att kunna tillhandahålla de tjänster som du begär (såsom att skapa ett konto hos oss eller sammanställa din försäkringsinformation och lämna rådgivning). När vi behandlar dina personuppgifter för dessa ändamål är den rättsliga grund vi förlitar oss på att vi behöver behandla dessa uppgifter för att fullgöra ett avtal med dig (dvs. de tjänster du begär av oss).

Vi kommer även att behandla försäkringsinformation om medförsäkrade. Syftet med denna behandling är att klargöra ditt behov av försäkringsskydd. Vi stödjer vår behandling av uppgifter om medförsäkrade på den rättsliga grunden rättslig förpliktelse, eftersom vi enligt lag vid rådgivning och innan vi ingår avtal med dig är skyldiga att klargöra ditt behov av försäkringsskydd och för sparandeförsäkring att föreslå ett passande och lämpligt avtal för dig, varvid din familjesituation är av betydelse.

Personuppgifter som vi samlar in genom tjänsten och som vi använder för att kunna tillhandahålla tjänsten till dig kommer att lagras hos oss till dess att syftet med behandlingen av respektive personuppgift har uppfyllts, dock maximalt i två veckor från dagen för att personuppgifterna samlades in.